Privacybeleid
Privacybeleid Dorpshuis De Oude School te Wieringerwaard, opgesteld 14 december 2018, vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 14 januari 2019
1. De wet
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:
- Toestemming voor het verwerken van de gegevens
- Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
- Beveiligen van de gegevens
- Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens
- Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
- De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens
E.S. Snouck Hurgronje-Voorthuizen van Meekeren,
Secretaris bestuur Stichting Beheer Dorpshuis Wieringerwaard
contact@dorpshuisdeoudeschool.eu
- Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt
De secretaris verwerkt gegevens van: vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.
Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:
- toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
- overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en huurders worden contracten/overeenkomsten opgesteld om afspraken over o.a. vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.
- De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor vrijwilligerscontracten, verhuurcontracten, het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.
- Toestemming
Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacy beleid.
Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de secretaris van Stichting Beheer Dorpshuis De Oude School persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden. Rond 14 december 2018 vragen wij van alle betrokkenen wiens gegevens wij bewaren expliciet om toestemming. Iedereen die geen toestemming geeft zullen wij verwijderen uit onze bestanden en kan dan geen vrijwilliger, stagiaire, gebruiker of huurder van en bij Dorpshuis De Oude School zijn.
- Bescherming van de persoonsgegevens
De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.
De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene. Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.
- Bewaartermijn van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:
- zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor Dorpshuis De Oude School doet, langdurig of incidenteel
- zolang de betrokkene een ruimte huurt in Dorpshuis De Oude School
- zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Dorpshuis De Oude School
- zolang de betrokkene in contact met mensen van Dorpshuis De Oude School staat
Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.
- Verwerking van persoonsgegevens
Dorpshuis De Oude School verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:
- Microsoft Word en Microsoft Excel (administratie)
- Gmail (mailing)
- Davilex (financiële administratie)
- WordPress (website)
- Beeldmateriaal
Bij publieke wedstrijden, uitvoeringen, bijeenkomsten enz. kunnen foto’s worden gemaakt. Deze foto’s worden gezien als vrije nieuwsgaring waar geen toestemming voor nodig is.
- Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft recht om:
- eigen gegevens in te zien
- eigen gegevens te laten wijzigen
- vergeten te worden
- geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
- eigen gegevens over te dragen aan derden
- toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken
De betrokkene kan bij de secretaris van Dorpshuis De Oude School terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.
Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Dorpshuis De Oude School.
Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Datalekken
Dorpshuis De Oude School doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij de secretaris van Dorpshuis De Oude School.
- Wijzigingen privacyverklaring
Dorpshuis De Oude School behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de secretaris en te raadplegen via de website van Dorpshuis De Oude School.
Bijlage: gegevensmatrix
In de onderstaande matrix is te zien welke gegevens wij mogelijk van onze diverse relaties kunnen bewaren.
